Changer de syndic de copropriété suppose un vote de l'assemblée générale désignant un nouveau syndic, à la majorité absolue de l'article 25, avec la possibilité d'un second vote à la majorité simple si le projet recueille au moins un tiers des voix. Le changement intervient le plus souvent à l'échéance du mandat en cours, d'une durée maximale de trois ans, après une mise en concurrence de plusieurs contrats organisée par le conseil syndical. L'ancien syndic doit ensuite transmettre au nouveau les fonds, les documents et les archives de la copropriété dans des délais fixés par la loi.
La démarche demande de l'anticipation : il faut comparer les offres, inscrire la question à l'ordre du jour, préparer le vote et organiser la passation. Voici les étapes et les points de vigilance.
Pourquoi changer de syndic
Les motifs de mécontentement les plus fréquents sont connus :
- des honoraires élevés ou des prestations particulières facturées de manière jugée excessive ;
- un manque de réactivité face aux sinistres, aux demandes des copropriétaires ou aux urgences techniques ;
- un suivi insuffisant des travaux et des contrats d'entretien ;
- une gestion comptable peu transparente ou des retards dans la reddition des comptes ;
- un turn-over des gestionnaires qui nuit à la connaissance de l'immeuble.
Avant de changer, il est utile d'exprimer les griefs auprès du syndic, par l'intermédiaire du conseil syndical. Un changement de gestionnaire au sein du même cabinet ou une renégociation du contrat peuvent parfois suffire.
Le mandat du syndic : trois ans au maximum
Le syndic est désigné par l'assemblée générale pour une durée fixée par le contrat, qui ne peut dépasser trois ans. Le mandat est renouvelable, mais jamais par tacite reconduction : à son échéance, une nouvelle désignation doit être votée.
Le contrat de syndic doit respecter un contrat type fixé par décret. Celui-ci distingue :
- le forfait annuel, qui couvre l'ensemble des prestations de gestion courante ;
- les prestations particulières, limitativement énumérées, qui peuvent être facturées en plus, comme la gestion des sinistres, le suivi de gros travaux ou l'organisation d'assemblées générales supplémentaires.
Cette présentation standardisée facilite la comparaison entre plusieurs offres.
Étape 1 : la mise en concurrence par le conseil syndical
Lorsque l'assemblée générale est appelée à se prononcer sur la désignation d'un syndic, le conseil syndical doit en principe procéder à une mise en concurrence de plusieurs projets de contrat. Cette obligation vise à éviter le renouvellement automatique du syndic en place sans comparaison.
L'assemblée générale peut dispenser le conseil syndical de cette mise en concurrence, par un vote préalable. À défaut de conseil syndical, tout copropriétaire peut demander l'inscription de projets de contrat à l'ordre du jour.
Pour comparer les offres, quelques critères sont utiles :
- le montant du forfait et ce qu'il couvre, en particulier le nombre de visites de l'immeuble et la durée de l'assemblée générale incluse ;
- le tarif des prestations particulières ;
- la taille du portefeuille du gestionnaire et sa disponibilité ;
- les outils proposés : extranet, suivi des incidents en ligne, accès aux documents ;
- les références dans des immeubles comparables.
Étape 2 : l'inscription à l'ordre du jour
Les projets de contrat doivent être joints à la convocation de l'assemblée générale. Le conseil syndical ou tout copropriétaire peut demander au syndic en place d'inscrire à l'ordre du jour la désignation d'un nouveau syndic, avec le projet de contrat correspondant. Le syndic sortant est tenu de l'inscrire, même s'il est lui-même candidat à sa succession.
La demande doit être adressée suffisamment tôt pour être intégrée à la convocation, envoyée au moins 21 jours avant l'assemblée.
Étape 3 : le vote en assemblée générale
La désignation du syndic relève de la majorité absolue de l'article 25, c'est-à-dire de la majorité des voix de tous les copropriétaires, présents, représentés ou absents. Si aucun candidat n'obtient cette majorité mais qu'un projet recueille au moins un tiers des voix de tous les copropriétaires, un second vote immédiat a lieu à la majorité simple de l'article 24.
Lorsque plusieurs candidats sont en lice, chaque projet de contrat est soumis au vote. La désignation d'un nouveau syndic met fin au mandat du précédent, à la date prévue par la résolution. Les règles de vote sont détaillées dans notre rubrique Copropriété & Syndic.
Changer de syndic avant l'échéance
Il est possible de mettre fin au contrat du syndic avant son terme. Le syndicat des copropriétaires peut résilier le contrat en cas d'inexécution suffisamment grave de ses obligations par le syndic, sur décision de l'assemblée générale, à la majorité absolue. Une résolution doit alors préciser les motifs de la résiliation et la date à laquelle elle prend effet, en respectant un préavis.
Dans la pratique, il est souvent plus simple d'inscrire à l'ordre du jour d'une assemblée générale la désignation d'un nouveau syndic, dont la prise de fonctions entraîne la fin du mandat du précédent. Une assemblée générale extraordinaire peut être convoquée à cet effet, à la demande du conseil syndical ou de copropriétaires représentant au moins un quart des voix.
En cas de résiliation abusive, le syndic peut demander des dommages et intérêts. Il est donc important de fonder la décision sur des manquements documentés.
Étape 4 : la passation entre les deux syndics
Une fois le nouveau syndic désigné, l'ancien syndic doit lui transmettre, dans des délais fixés par la loi :
- l'état des comptes et la totalité des fonds disponibles de la copropriété, dans un délai court suivant la cessation de ses fonctions ;
- l'ensemble des documents et archives du syndicat, comme le règlement de copropriété, les procès-verbaux d'assemblées, les contrats en cours, les carnets d'entretien et les dossiers de sinistres ;
- l'état des comptes des copropriétaires et celui du syndicat, après apurement.
À défaut de transmission dans les délais, le nouveau syndic ou le président du conseil syndical peut saisir le juge pour obtenir la remise des documents et des fonds, sous astreinte, ainsi que des dommages et intérêts.
Lorsque les archives ont été confiées à un prestataire spécialisé, l'ancien syndic doit informer ce dernier du changement de syndic et lui communiquer les coordonnées du nouveau.
Le compte bancaire séparé
Depuis la loi ALUR, le syndic doit ouvrir un compte bancaire séparé au nom du syndicat des copropriétaires, sauf dispense votée pour les petites copropriétés gérées par un syndic professionnel. Ce compte facilite la passation : les fonds appartiennent clairement à la copropriété et peuvent être transférés sans ambiguïté au nouveau syndic.
Syndic professionnel, bénévole ou coopératif
Les copropriétaires peuvent choisir entre plusieurs formes de gestion.
Le syndic professionnel est un cabinet titulaire d'une carte professionnelle, soumis à une garantie financière et à une assurance de responsabilité civile. C'est la forme la plus répandue.
Le syndic bénévole est un copropriétaire élu, qui exerce les fonctions sans rémunération ou contre un simple défraiement. Cette formule réduit les coûts, mais demande du temps et des compétences, notamment comptables et juridiques. Elle convient surtout aux petites copropriétés.
Le syndicat coopératif est une formule dans laquelle le conseil syndical élit en son sein le syndic, qui peut s'appuyer sur des prestataires pour certaines tâches. Elle suppose une forte implication des copropriétaires.
Le rôle clé du conseil syndical
Le conseil syndical est l'acteur central d'un changement de syndic. Composé de copropriétaires élus, il assiste le syndic et contrôle sa gestion tout au long de l'année. Il est donc le mieux placé pour objectiver les griefs à l'égard du syndic en place et piloter la démarche.
En amont, il peut documenter les manquements constatés : délais de réponse, travaux non suivis, erreurs comptables, absence de visites de l'immeuble. Il sollicite ensuite plusieurs cabinets, organise éventuellement des rencontres avec les candidats et présente aux copropriétaires une analyse comparative des offres, jointe à la convocation de l'assemblée.
Après l'assemblée, il veille au bon déroulement de la passation : vérification de la transmission des fonds, des comptes et des archives, transfert des contrats en cours, information des fournisseurs et des copropriétaires. Il peut saisir le juge si l'ancien syndic ne transmet pas les éléments dans les délais.
Un calendrier type
Un changement de syndic à l'occasion de l'assemblée générale annuelle s'organise généralement sur plusieurs mois :
- quatre à six mois avant l'assemblée : bilan de la gestion du syndic en place par le conseil syndical, et décision de procéder à une mise en concurrence ;
- trois à quatre mois avant : sollicitation de plusieurs cabinets, visites de l'immeuble par les candidats, réception des projets de contrat ;
- deux mois avant : analyse comparative et choix du ou des candidats à présenter, demande d'inscription à l'ordre du jour ;
- au moins 21 jours avant : envoi de la convocation avec les projets de contrat ;
- le jour de l'assemblée : vote sur la désignation du syndic ;
- après l'assemblée : prise de fonctions du nouveau syndic à la date fixée, puis passation des fonds et des archives.
Ce calendrier permet de comparer sereinement les offres et d'éviter toute période sans syndic.
Les erreurs à éviter
- Désigner un nouveau syndic sans contrat conforme au contrat type, ce qui peut entraîner des contestations ;
- oublier de fixer la date de prise d'effet du mandat du nouveau syndic, ce qui crée une période de vacance ;
- laisser la copropriété sans syndic, situation dans laquelle un administrateur provisoire peut être désigné par le juge, à un coût élevé ;
- négliger la passation, en ne vérifiant pas la remise effective des fonds et des documents.
Questions fréquentes
Comment changer de syndic de copropriété ?
En inscrivant à l'ordre du jour de l'assemblée générale la désignation d'un nouveau syndic, avec son projet de contrat, après une mise en concurrence par le conseil syndical. Le vote se fait à la majorité absolue de l'article 25, avec un second vote possible à la majorité simple.
Quelle est la durée du mandat d'un syndic ?
Trois ans au maximum. Le mandat n'est jamais renouvelé tacitement : une nouvelle désignation doit être votée à son échéance.
Peut-on révoquer un syndic avant la fin de son mandat ?
Oui, en cas d'inexécution suffisamment grave de ses obligations, par décision de l'assemblée générale. La désignation d'un nouveau syndic met aussi fin au mandat du précédent.
Que doit transmettre l'ancien syndic ?
Les fonds disponibles, l'état des comptes, l'ensemble des documents et archives de la copropriété, dans des délais fixés par la loi. À défaut, le juge peut être saisi.
Un copropriétaire peut-il être syndic ?
Oui. Un copropriétaire peut être élu syndic bénévole. Cette formule convient surtout aux petites copropriétés.
La mise en concurrence du syndic est-elle obligatoire ?
En principe oui, lorsque l'assemblée se prononce sur la désignation du syndic, sauf si elle en a dispensé le conseil syndical par un vote préalable.
Combien coûte un changement de syndic ?
Le changement lui-même n'entraîne pas de frais particuliers pour la copropriété, hormis les éventuelles prestations prévues au contrat du nouveau syndic pour la reprise du dossier. La transmission des documents et des fonds par l'ancien syndic fait partie de ses obligations légales : seules les prestations expressément prévues par le contrat type peuvent donner lieu à facturation.